被委任為大埔宏福苑法團管理人的合安管理有限公司，去信宏福苑全體業主，指屋苑面對特殊情況，合安未必可以在法定時限內，妥善完成業主特別大會的籌備工作。

合安又指，明白時間對所有業主極其寶貴，但在複雜而沉重的情況下，程序上的每一步都必須嚴謹和準確，亦必須顧及每名業主的權益；合安正就有關安排尋求法律意見，並會向土地審裁處申請延長時限，以及就根據《建築物管理條例》送達「開會通知書」的方式申請指示，確保在法律框架下，合法和妥善處理事宜。

將核實要求書上簽署　合安：對業主最基本的尊重

信件提到，宏福苑過往有業主大會，曾就會議法定人數和授權書等問題出現爭議，部分前管委會成員和業主，亦曾對授權票的真確性，和會議出席人數表示關注。

合安指，非常理解業主對程序公正，和文件真確性的重視，為回應業主的憂慮，並確保程序公開、嚴謹和可信，合安決定就召開業主特別大會的要求書，仔細核實簽署，包括向土地註冊處查冊、比對現有業主房屋檔案中的簽名樣本、要求簽署人親身出示身份證等。

合安強調，採取有關核實程序，是希望以最審慎、最負責任的方式，保障全體業主的利益，確保進行業主大會符合法例規定，並切實反映業主的真實意願；對合安而言，做法不只是法律要求，亦是對業主最基本的尊重。

合安：不能忽視已故業主的利益

另下，合安在信中提到，不能忽視已故業主的利益，若業主大會舉行時間倉卒，已故業主的合法繼承人，或未能及時完成手續，從而從去代表權，情況並非合安樂見。

合安又強調，一直以審慎和誠懇的態度，有序處理各項事務，希望做到公正、透明、周全，同時兼顧人情與關懷，希望各位業主理解，在特殊情況下面對的實際困難，並予以支持。